Возможности TMS OCLanguage

Лёгкое, но мощное управление проектами

OCLanguage облегчает и структурирует рабочие процессы управления проектами, оптимизируя каждую часть устного и письменного перевода.

Управление рабочими процессами проекта:
• Разделение проектов на переводимые документы и задания
• Уникальная функциональность для устных и письменных проектов
• Управление скидками на 3-х уровнях
• Привязка менеджера / филиала к конкретному проекту или клиенту
• Создание актов приема-передачи одним кликом
• Автоматический подбор доступных исполнителей
• Создание (и отправление по электронной почте) заказов на покупку
• Доступность одной платформы для хранения всех документов по проекту
• Отслеживание оплат от клиентов и платежей для исполнителей
• Автоматизированное создание договоров для клиентов

Обеспечьте аккуратное управление проектами
OCLanguage позволяет бюро переводов управлять проектом из одного окна системы. Менеджер агентства переводов может разделить документ на многие задания, независимо от специфики – перевод / коррекция / заверение нотариусом и т.п. Система автоматически предлагает менеджеру выбрать одного из доступных переводчиков, работающего по конкретной языковой паре.

Оптимизируйте ваши скидки
Вы увеличите уровень удовлетворенности клиента, если будете использовать нашу схему управления скидками. Клиент, проект и каждое задание может иметь одинаковую или разные скидки, что позволяет менеджеру более гибко смотреть на каждый заказ и регулировать политику цен соответствующим образом.

Используйте уникальный модуль для управления проектами по устным переводам
Для того, чтобы обеспечить максимально подробную информацию об устных проектах, система OCLanguage оснащена уникальной функциональностью. Каждая деталь имеет смысл, за счёт этого управление проектом остаётся простым, но эффективным.

Сохраняйте все документы на одной платформе
Управление документами по проектам автоматизировано таким образом, чтобы создание счетов / договоров / актов приема-передачи являлось простым заданием, которое решается менеджером одним кликом в системном интерфейсе. В дополнение, вы можете полагаться на OCLanguage, как отдельную и единственную платформу для хранения документов по проектам – не только тех, которые описаны выше, но также актов о принятии и всех документов, которые связаны с самим переводом текста.

Просматривайте динамические данные о дебиторской и кредиторской задолженности
OCL представляет из себя средство мониторинга для управления дебиторской и кредиторской задолженности по каждому проекту. Так же, менеджер бюро переводов может просматривать эти данные в отдельных, динамических таблицах – Оплата исполнителям и Платежи от клиентов.

Назначайте исполнителей
Для того, чтобы быть уверенным в том, что каждый клиент получает максимальное внимание и заботу вы можете назначить ответственного менеджера и / или филиал по конкретному клиенту. Так же, высшее руководство получает выгоды от возможностей установить уровни доступа к разделам системы для каждого менеджера отдельно. Это будет особенно актуально для представителей среднего бизнеса, которые создали солидную иерархию для распределения задач по конкретным человеческим ресурсам.

Управление агентством переводов

Повышайте эффективность своего агентства переводов, сохраняя контроль над своими работниками!

Управление агентством переводов
• Уровни доступа к каждому модулю
• Права для удаления финансовых записей
• Права подписи документов
• Права назначения менеджера по работе с клиентом

Установите правила доступа
Функциональность OCLanguage позволяет вам установить разные уровни доступа для ваших менеджеров. Для того, чтобы увеличить производительность и защитить данные, используйте данный модуль, чтобы предоставить доступ для пользователей к тем ресурсам, за которые конкретный менеджер в праве отвечать.

Увеличивайте контроль над действиями
Наша система позволит вашему менеджеру удалить финансовые записи из системы, в то же самое время администраторы системы могут увидеть удаленные менеджером системные записи. Это позволяет вам обеспечить полный контроль над компанией и её курсом по ходу ежедневных операций.

Делегируйте больше заданий
Получайте преимущества от таких важных функций как - право менеджеру назначать ответственного работника за конкретного клиента, или назначьте его уполномоченным лицом для подписания системных документов. В результате, функциональность OCLanguage позволяет делегировать задания, которые могут быть решены вашими подопечными и вы, в свою очередь, можете сэкономить время для более важных задач.

Максимизируйте эффективность управления проектами
Используйте внутренний модуль переписки, который позволяет немедленно обсуждать вопросы с вашими коллегами и тем самим уменьшит потраченное время на решение проблем или поиски ответов на вопросы от клиентов или исполнителей. Более того, вы можете использовать данную функцию для увеличения эффективности команды, которая должна работать синхронно для управления большими проектами.

Финансовый поток

Простая отчётность является одним из ключевых преимуществ OCLanguage, которое позволяет сделать бюро переводов успешным.

В OCLanguage вы можете сохранить контроль над финансовым потоком в вашей компании и получить выгоду от разнопланового сбора документов, которые связаны с проектами, платежами и действиями.

Финансовый поток
• Отчет по продажам и доходу
• Отчет по платежам исполнителям
• Отчет по обороту

Сохраняйте фокус на финансовых данных
С OCLanguage все финансовые данные доступны на одном рабочем столе – помимо системных документов, связанных с финансовыми операциями, вы можете легко просматривать отчёты по проектам, продажам, дебиторскими и кредиторскими задолженностям.

Оптимизируйте политику скидок
Независимо от валюты, используйте OCLanguage для управления статистикой о бюджете проектов конкретного клиента или конкретного исполнителя. С этого момента позвольте OCLanguage позаботиться об уровнях скидок. Вы можете установить скидку на 3-х уровнях - присвоение клиенту, проекту или даже заданиям проекта.

Повышайте продажи
Статистика о доходах и расходах является незаменимым ресурсом для анализа эффективности бюро переводов. Используйте многофункциональный модуль по отображению отчетов о продажах, используя данные в реальном времени, что позволит вам принять решение и назначить конкретные задания по нему. Доступная информация является подробной и компактной.

Определяйте необходимые действия
Функциональность OCLanguage позволяет отлеживать данные о статистике по объему проектов на клиента и по объему проектов на исполнителя. Например, если вы замечайте существенное увеличение заказов от конкретного клиента, вы можете захотеть совершать действия – назначить отдельного менеджера по работе с клиентом или обеспечить другие дополнительные ресурсы для обслуживания данного клиента. И наоборот, вы управляйте нагрузкой каждого менеджера, чтобы обеспечить достижение максимальной выгоды.

Управляйте дебиторскими и кредиторскими задолженностями
Увеличьте прозрачность каждого проекта, используя данные по статистике о несовершённых платежах и исторических данных. С OCLanguage вы можете наблюдать важные данные о потоке средств по менеджерам или филиалам. Для того, чтобы управлять данными о дебиторской задолженности, вы можете собрать статистику о каждом этапе обработки счетов и отправить напоминания вашим клиентам по электронной почте.

Управление исполнителями

Превратите управление исполнителями в прозрачный и эффективный процесс

Управление исполнителями
• Управление данными о доступности и рейтинге исполнителей
• Подробная информация о платежах
• Автоматизированные электронные письма для создания специальных предложений исполнителям
• Встроенный портал для получения уведомлений о выпуске тендеров
• Встроенный портал для получения переводимых и сдачи переведенных документов

Поддерживайте детальную информацию о каждом исполнителе
Каждая учётная запись исполнителя имеет подробную информацию о языковых парах, с которыми работает исполнитель, прайс-листе и информации о доступности. Менеджмент бюро переводов получает преимущество от доступной статистики о заданиях, рейтинге и комментариях от клиента или менеджера.

Создайте Наряд-Заказы (PO) автоматически
Забудьте о ручной работе над созданием каждого PO для исполнителя. OCLanguage своим пользователям предоставляет возможность создать один или несколько PO, за один клик. Менеджер может ознакомиться с общим списком всех PO, относящихся к одному проекту во вкладке "Наряд-заказы (PO)", а так же управлять общей базой данных всех PO в специально разделе (Документы->Наряд-заказы (PO)).

Следите за платежами
Просматривайте неоплаченные платежи или историю платежей используя OCLanguage. Теперь с OCLanguage вы можете отслеживать любой платёж, указав данные о проекте, менеджере, методе оплаты и многие другие параметры.

Создавайте шаблоны электронных писем
С OCLanguage вы можете создать одно общее или личное промо предложение клиенту, или сообщить клиенту о новостях, а также о статусе заказа. Наш модуль по созданию шаблонов для исполнителей автоматически подбирает менеджера согласно выбору менеджера по опыту, языкам, доступности и многим другим параметрам.

Автоматизируйте рабочие процессы по управлению проектами
Для компаний, которые нуждаются в автоматизированном процессе по управлению заказами, OCLanguage имеет встроенные порталы для клиентов и исполнителей. Каждый процесс, начиная с получения заказа и заканчивая сдачей переведённого документа, может быть оформлен автоматически через web интерфейс OCLanguage. Наши разработчики, при необходимости внедрят оба портала на вашу домашнюю страницу для того, чтобы сохранить ваш корпоративный стиль.

Управление рабочими процессами документов

Управление документами – создавайте все документы с помощью всего нескольких кликов и сэкономьте время для более важных заданий.

OCLanguage создан для упрощения любого шага, который совершает менеджер бюро переводов для того, чтобы обработать новый заказ. С нашим решением агентство переводов спасает себя от головной боли, которая вызвана созданием большого количества бумаг.

Управление рабочими процессами документов
• Управление статусами дебиторской и кредитной задолженности
• Создание (и отправление по электронной почте) счетов, заказов на покупку, актов приёма-передачи одним кликом
• Создание счетов с автоматически вставленной печатью
• Уведомления по электронной почте о не подписанном акте приёма-передачи
• Создание документов в любом системном языке одним кликом
• Экспорт документов на другие системы

Управляйте данными финансового потока
Для того, чтобы управлять финансовыми данными, OCLanguage отображает статусы получаемых и оплачиваемых средств. Менеджеру компании удобно следить за всеми открытыми счетами для того, чтобы принимать правильные решения.

Получайте пользу от автоматизированного процесса подготовки документов
Все документы в OCLanguage создаются автоматически. Система автоматически заполняет шаблон и создает документ в формате PDF. Пользователь создает документ с помощью одного клика. Дополнительным бонусом является экономия времени за счёт росписи и печати, которые тоже автоматизированы в OCLanguage – любой счет может быть создан с или без ранее установленными инициалами.

Управляйте и совершайте действия
Получайте выгоду от функции, которая уполномочивает менеджера отправлять уведомления о документах на электронный адрес клиента или исполнителя. Напоминайте исполнителю или клиенту о необработанном документе, просто отправив ему напоминание на электронный адрес.

Используйте интерактивные документы
Интерактивная платформа OCLanguage поддерживает пользователя документами, которые созданы на 4-х языках одним кликом менеджера. Расширьте возможности, используя функцию экспорта, которая позволяет вам использовать данные системы OCLanguage в других системах.

CRM

Сохраняете и радуйте своих клиентов

Первоначально, OCLanguage был разработан как система, включающая в себя функциональность CRM. Это означает, что она оснащена множеством функций для более мудрых продаж и увеличения клиентской массы.

CRM
• Управление контактами
• Управление квотами
• Автоматическое отслеживание истории клиентских данных
• Автоматизированные письма для маркетинговых предложений
• Автоматическое создание договоров по проектам и их частям
• Отслеживание проектных данных
• Возможность привязки менеджера и филиала к клиенту
• Внутренняя электронная почта
• Встроенный клиентский портал для размещения заказов и отслеживания их статусов

Повышайте оперативность
Используйте OCLanguage для того, чтобы оценивать информацию по цене и срокам проекта, в результате чего вы способны предоставить клиенту быстрый и качественный ответ по квоте. Будьте уверены в том, что ваши лояльные клиенты получают лучший сервис, назначая ответственного менеджера и филиал. Превращайте свою команду или организацию в компанию, которая полностью ориентирована на клиента.

Отправляйте подходящие промо
Планируйте и создавайте кампании по электронному маркетингу для своих клиентов. Используя платформу OCLanguage для указания списка получателей письма. Вы можете запускать целевое промо и быть уверены, что оно достигнет электронные адреса важных клиентов. Используйте заранее созданные шаблоны для электронной почты и создавайте свои шаблоны!

Автоматизируйте создание документов
Для того, чтобы стандартизировать процесс подготовки и обсуждения документов, которые созданы клиентом и вашей компанией, OCLanguage имеет модуль, который автоматически генерирует документы. Так, например, вы можете создать Акт приёма-передачи, который создан для описания договорённости между клиентов и исполнителем, чтобы подтвердить выполненное задание по переводу. Независимо от типа клиента и масштаба бизнеса, система OCLanguage автоматически собирает данные по проекту, в свою очередь, вам и вашему клиенту остается просто подписать созданный документ. Используйте многие другие автоматизированные шаблоны документов, которые внедрены в OCLanguage.

Статистика

Используйте данные о статистике вашего бизнеса для принятия хорошо взвешенных решений.

Для того, чтобы сохранить высокий уровень удовлетворённости клиента (будь это ваш лояльный клиент или новый клиент, который подал запрос на подсчет квоты и у вас получилось ему предложить лучшие условия), используйте подробные данные о статистике.

Статистика
• Отслеживание соотношения количества новых клиентов и активных клиентов против общего количества клиентов
• Отслеживание количества новых заказов по отношению к общему количеству заказов
• Управление средним счетом
• Управление статистикой по типу проекта и языку / области перевода
• Отслеживание статистики по прибыли от офисов и менеджеров

Статистика о тенденциях заказов
Очень важно следить за поступающими заказами. OCLanguage позволяет вам увидеть корреляцию между новыми заказами и общим количеством заказов, полученных в специфический период. Так же менеджеры могут получить выгоду от анализа статистики по выписанным счетам.

Статистика о специфике заказов в реальном времени
С OCLanguage бюро переводов может управлять данными о языках и языковых парах проекта. Это особенно важно, когда вы хотите изучить динамику клиентского спроса с точки зрения размещения заказов на конкретные языковые пары. Также очень важной информацией является сбор статистики о типах проекта и областях перевода.

Фокусируйтесь на эффективности
OCLanguage помогает вам выделить лучших менеджеров и филиалы. Используйте нашу систему для управления статистикой о количестве проектов конкретного работника или филиала. Облегчите процесс принятия решений, используя статистику о количестве клиентов и бюджете проектов.

Внедрение и поддержка

Каждый из наших клиентов получил выдающуюся поддержку во время внедрения системы.

OCLanguage является готовым решением для управления бюро переводов, но даже самая маленькая команда, которой мы продали данную программу, заказала у нас несколько дополнительных сервисов. Мы хотим вам предложить надежное и безопасное решение, которое поможет вам поднять свой бизнес на новый уровень. Ниже вы можете ознакомиться с основными шагами, которые мы считаем важными для совершения удачного внедрения системного решения.

Внедрение решения
• Изучение существующей инфраструктуры
• Презентация решения
• Внедрение и обучение
• Создание дополнительных модулей и их внедрение
• Постоянная поддержка

Подробный анализ
Для того, чтобы предоставить лучшее решение, мы изучаем имеющуюся инфраструктуру компании. Нашей целью не является продать полноценное решение, а не просто продукт. Мы заинтересованы в изучении рабочих процессов, ресурсов и ожиданий для того, чтобы вернуться к вам с решением, которое решит ваши задания по бизнесу и обеспечит вас долго служащим решением.

Презентация продукта
Презентация решения является одним из ключевых шагов. После подробного изучения имеющейся инфраструктуры и видения клиента, мы предоставим клиенту наше предложение с возможностью выбрать между 2-я лицензиями – бессрочной и SaaS. Это вполне реально, что после первой презентации может последовать несколько встреч для ещё более подробного изучения пожеланий клиента. До перехода на следующий этап внедрения в наши интересы входит предложить клиенту лучшее решение, которое клиент может себе представить.

Внедрение и последующая поддержка
Нашим приоритетом является обеспечение клиента максимально простым и надёжным внедрением. Клиент сам в праве решать, кто будет устанавливать систему – его или наши специалисты. Что касается обучения, то мы планируем обучения для наших клиентов. Также стоит отметить, если данному клиенту больше подходят другие методы обучения – мы предлагаем инструкцию по работе с системой в виде документации, а также службу поддержки.

Модификация решения
В большинстве случаев агентство переводов видит смысл в доработке решения, независимо от того, это небольшие изменения или достаточно масштабная доработка. Мы заинтересованы в обеспечении клиента решением, которое его устроит полностью; в результате этого мы всегда открыты к обсуждению модификации системы. Поэтому что наши клиенты ценят то, что система подстраивается под нужды их бизнеса, а не наоборот.

Постоянная поддержка
Наша компания обеспечивает бюро переводов постоянной поддержкой – она может быть осуществлена по электронной почте, скайпу и телефону, мы с удовольствием поможем клиенту использовать решение OCLanguage максимально эффективно. Также, находясь в любом этапе внедрения OCLanguage, мы доступны для обсуждения возможных улучшений решения. Фактически, множество сегодняшних функций, которые включает в себя OCLanguage, были ранее созданы исходя из советов, идей и отзывов клиентов.

Рекомендуем получить бесплатную пробную версию и увидеть все возможности в живую!